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Como empresa de estilo de vida, nos aseguramos de que todos los que trabajan aquí lo pasen fantásticamente, ¡por eso hemos obtenido la Certificación Great Place to Work todos los años desde 2022!
Descripción del puesto:
Job Duck está buscando un Coordinador Administrativo y de Servicios al Cliente altamente organizado y proactivo para brindar apoyo administrativo directo mientras ayuda a coordinar el servicio al cliente, las actividades de marketing y las prioridades del día a día. Este puesto es ideal para alguien a quien le gusta aportar estructura a un entorno profesional ajetreado, comunicarse claramente con los clientes y los equipos internos, y asumir la responsabilidad de los seguimientos antes de que se pierdan. El candidato seleccionado gestionará calendarios, comunicaciones, listas de tareas, alcance a clientes, informes y una combinación de necesidades administrativas empresariales y personales, al tiempo que ayuda a la dirección a mantenerse enfocada en iniciativas legales y de crecimiento de alta prioridad. Alguien que sea ingenioso, tecnológicamente hábil, orientado al servicio al cliente y cómodo equilibrando prioridades cambiantes prosperará en este puesto.
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Rango de compensación mensual: $1,040 a $1,100 USD
Las responsabilidades incluyen, entre otras:
- Hacer seguimiento con los clientes actuales por teléfono, correo electrónico o SMS para garantizar que reciban el apoyo adecuado.
- Realizar llamadas salientes y programar citas según sea necesario.
- Reconectar con antiguos clientes para mantener relaciones y compartir información relevante sobre seminarios próximos y actividades de la firma.
- Actuar como un amortiguador de comunicación entre la dirección y el equipo en general, ayudando a agilizar las solicitudes, los seguimientos y el flujo de información.
- Coordinar las necesidades de programación personal, incluidas las citas y otros compromisos sensibles al tiempo.
- Supervisar los elementos pendientes y hacer seguimiento proactivo con los miembros del equipo interno, los clientes y otras partes interesadas.
- Ayudar a supervisar las actividades generales del equipo y proporcionar visibilidad sobre las prioridades, el trabajo pendiente y las necesidades de seguimiento.
- Consultar con los clientes sobre su experiencia, necesidades pendientes y próximas citas o servicios.
- Mantener un seguimiento preciso de las actividades de los clientes dentro de Lawmatics, Clio y otros sistemas aplicables.
- Utilizar Asana o un software similar de gestión de tareas para organizar asignaciones, plazos y prioridades.
- Coordinar prioridades legales, de servicio al cliente, administrativas y de marketing, adaptándose rápidamente a medida que cambian las necesidades.
- Identificar oportunidades para mejorar la organización, la comunicación, el seguimiento y la eficiencia administrativa.
- Anticipar las necesidades futuras y tomar medidas proactivas para mantener en movimiento los proyectos, las comunicaciones con los clientes y las prioridades ejecutivas.
- Utilizar flujos de trabajo y herramientas de CRM para apoyar la comunicación constante con los clientes y evitar que se pierdan los seguimientos.
- Proporcionar apoyo administrativo y logístico al equipo de marketing existente.
- Ayudar a coordinar las actividades de marketing, los plazos, las comunicaciones y la programación para mantener las iniciativas organizadas y en curso.
- Apoyar las actividades de marketing asociadas con asuntos inmobiliarios e iniciativas empresariales relacionadas.
- Utilizar Cytracom o herramientas de comunicación relacionadas para apoyar interacciones telefónicas profesionales.
- Manejar información confidencial de clientes, negocios y personal con la debida confidencialidad y discreción.
- Servir como asistente personal y ejecutivo, brindando apoyo administrativo diario y ayudando a la dirección a mantenerse enfocada en asuntos de alta prioridad.
- Gestionar la correspondencia por correo electrónico, calendarios, citas, programación, recordatorios y compromisos recurrentes.
- Mantener y organizar listas de tareas completas, asegurando que las prioridades y los plazos se rastreen claramente.
- Ayudar a priorizar asuntos de clientes, trabajo legal, responsabilidades administrativas, actividades de marketing, tareas relacionadas con el flujo de caja y obligaciones personales.
- Asistir con informes, actualizaciones de estado, seguimiento administrativo y otros requisitos de soporte operativo.
- Apoyar al equipo de Coordinadores de Servicio al Cliente con tareas administrativas, comunicaciones con clientes, programación y gestión de relaciones.
Requisitos:
- Disponibilidad a tiempo completo durante 8:00 AM a 5:00 PM EST
- Dominio profesional del inglés escrito y hablado con claras habilidades de comunicación verbal
- Experiencia administrativa previa, de asistente ejecutivo, de asistente personal, de servicio al cliente o profesional similar
- Se prefiere experiencia previa trabajando en un bufete de abogados o en un entorno de servicios legales
- Se prefiere experiencia apoyando a abogados, ejecutivos, dueños de negocios u otros profesionales con prioridades contrapuestas
- Comodidad al comunicarse con clientes actuales y anteriores por teléfono, correo electrónico y SMS
- Capacidad para realizar llamadas salientes, realizar seguimientos de clientes y programar citas
- Sólidas capacidades de gestión de calendarios, correos electrónicos, tareas y prioridades
- Capacidad para organizar y priorizar el trabajo del cliente legal, las responsabilidades administrativas, las actividades de marketing, los seguimientos relacionados con el flujo de caja y las tareas personales
- Comodidad al apoyar la administración de marketing y coordinar actividades logísticas con un equipo de marketing existente
- Conocimientos tecnológicos y capacidad para aprender nuevo software y flujos de trabajo de manera eficiente
- Familiaridad con Lawmatics y Clio o plataformas comparables de gestión de práctica legal y CRM
- Familiaridad con software de gestión de tareas y proyectos como Asana
- Familiaridad con Cytracom o plataformas VoIP comparables
- Experiencia con flujos de trabajo de seguimiento basados en CRM, incluida la comunicación con clientes por correo electrónico y SMS
Habilidades Requeridas
• Soporte administrativo ejecutivo
• Soporte de asistente personal
- Servicio al cliente y gestión de relaciones
- Comunicación profesional escrita y verbal
• Dominio del inglés
- Comunicación telefónica clara y segura
• Gestión de calendario y correo electrónico
• Gestión de tareas y prioridades
• Programación de citas
• Seguimiento de clientes
• Llamadas salientes
• Gestión de CRM
• Soporte administrativo legal
• Soporte administrativo de marketing
• Coordinación de informes y seguimientos
• Sólidas habilidades organizativas
• Multitarea
• Atención al detalle
• Gestión del tiempo
• Orientación al servicio al cliente
• Resolución proactiva de problemas
• Ingenio
• Creatividad
• Eficiencia
• Adaptabilidad
• Competencia tecnológica
• Capacidad para trabajar de forma independiente
- Capacidad para anticipar necesidades y tomar la iniciativa
- Capacidad para gestionar múltiples prioridades de manera efectiva
- Fiabilidad y discreción profesional
- Fuerte sentido de propiedad y responsabilidad
• Enfoque leal y orientado al equipo
• Mentalidad de "ir a por ello"
Turno de trabajo:
8:00 AM - 5:00 PM [EST][EDT] (Estados Unidos de América)
Idiomas:
Inglés
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Nuestro proceso de solicitud consta de varias etapas, y enviar tu solicitud es solo el primer paso. Cada candidato debe superar con éxito cada etapa para avanzar en el proceso.
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Publicado originalmente en Himalayas
