Buscamos un/a
Asociado/a de Oficina del CEO proactivo/a y detallista, con un fuerte impulso operativo, que quiera desempeñar un papel vital en la consecución de nuestra misión de soluciones climáticas.
Este puesto sirve como el pilar logístico y administrativo de la Oficina del CEO, centrándose en viajes internacionales complejos de principio a fin, operaciones administrativas, gestión de gastos y hospitalidad ejecutiva. Trabajando en múltiples zonas horarias, el/la Asociado/a de Oficina del CEO también desempeñará un papel clave en la creación y el perfeccionamiento de presentaciones ejecutivas, paquetes de diapositivas y materiales de reuniones, al tiempo que proporciona una copia de seguridad perfecta del calendario cuando sea necesario.
El CEO y el Jefe de Gabinete operan en un entorno global de ritmo rápido. Este puesto requiere una precisión meticulosa, un buen juicio operativo, alta discreción y la confianza para asumir la responsabilidad de las tareas para mantener a nuestro equipo de liderazgo funcionando sin problemas.
Dependiendo del Gerente de Operaciones de la Oficina del CEO, este puesto requiere una estrecha colaboración con colegas y EAs de partes interesadas en diferentes geografías, sólidas habilidades de comunicación y la capacidad de adaptarse rápidamente a las prioridades cambiantes.
Si sobresales en la creación de estructura en medio del cambio constante, disfrutas de la resolución de problemas y te satisface hacer que la logística compleja funcione sin problemas, al tiempo que ayudas a impulsar un cambio significativo, nos encantaría que te postularas.
Cómo contribuirás
Operaciones de la Bandeja de Entrada y Continuidad del Diario (Soporte y Copia de Seguridad)
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Clasificación de la Bandeja de Entrada Administrativa: Monitorear la bandeja de entrada de la Oficina del CEO para confirmaciones administrativas, recibos, comunicaciones de proveedores y consultas rutinarias.
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Participar en una revisión semanal del diario y sesión de prospectiva para anticipar necesidades futuras y gestionar cambios de última hora.
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Continuidad del Negocio y Cobertura de Ausencias: Proporcionar cobertura completa del diario en ausencia del Asistente Ejecutivo Senior y durante períodos de carga de trabajo pico, gestionando cambios de horario en tiempo real y solicitudes urgentes de calendario bajo la guía del Gerente de Operaciones de la Oficina del CEO.
Viajes y Logística para el CEO y Jefe de Gabinete
- Reservas de Viajes de Principio a Fin: Ejecutar reservas integrales de viajes internacionales (vuelos, trenes, hoteles, transporte terrestre).
- Rastrear los planes de viaje a lo largo del año para identificar oportunidades de reuniones con partes interesadas o eventos mientras el CEO y/o el Jefe de Gabinete se encuentran en el país.
- Requisitos Administrativos de Viaje: Asumir por completo las solicitudes de visa, renovaciones de pasaporte, seguro de viaje, requisitos de vacunación y logística de destino.
- Garantizar el conocimiento de todo lo anterior para que el Gerente de Operaciones, el Jefe de Gabinete y el CEO sepan dónde encontrar lo que necesitan mientras viajan.
Logística de Reuniones, Materiales y Hospitalidad Ejecutiva
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Soporte de Presentaciones, Paquetes y Materiales: Formatear y pulir presentaciones, folletos y materiales de reuniones para revisiones ejecutivas, actualizaciones de equipo y reuniones de liderazgo.
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Configuración de Reuniones y Hospitalidad: Reservar salas de reuniones internas y externas, organizar catering, coordinar la configuración de AV/tecnología.
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Distribución de Paquetes de Reunión: Asegurarse de que todos los materiales de información, agendas y materiales de presentación completados se formateen, circulen y estén listos con antelación.
Administración, Coordinación y Soporte Ad Hoc
- Gestionar los gastos del CEO y del Jefe de Gabinete, incluida la recopilación, verificación y carga de recibos en el sistema de gastos.
- Apoyar el procesamiento de facturas, el seguimiento del presupuesto y el mantenimiento de registros precisos.
- Mantener y apoyar la optimización del sistema de gestión de archivos de Google Drive de la Oficina del CEO, garantizando una organización estructurada, convenciones de nomenclatura y control de acceso seguro.
- Trabajar en estrecha colaboración con el Gerente de Operaciones de la Oficina del CEO y el Asistente Ejecutivo Senior para garantizar la alineación y la coherencia en toda la Oficina del CEO.
- Proporcionar soporte administrativo y logístico para proyectos y eventos internos.
- Realizar otras tareas razonables según lo solicite el Gerente de Operaciones de la Oficina del CEO.
Nuestro candidato ideal tiene
- Experiencia laboral relevante como Asistente Ejecutivo o experiencia en un puesto similar trabajando para un principal ocupado, con un historial comprobado de gestión autónoma de un horario complicado, con habilidades de gestión ascendente desarrolladas en un entorno de ritmo rápido, global y centrado en el impacto.
- Capacidad demostrada para gestionar horarios complejos de forma autónoma, ejercer un buen juicio e influir hacia arriba con confianza y tacto.
- Sólidas habilidades de planificación, coordinación y priorización, con la capacidad de mantener la calma y la eficacia en medio del cambio constante.
- Una mentalidad proactiva y orientada a soluciones con atención meticulosa al detalle y excelente seguimiento.
- Flexibilidad para manejar solicitudes de última hora y prioridades cambiantes.
- Excelentes habilidades de comunicación con un buen nivel de inglés (escrito y hablado), otros idiomas son una ventaja.
- Alto nivel de discreción, profesionalismo y fiabilidad al manejar información sensible.
- La capacidad de procesar un alto volumen de información y conectar puntos entre diferentes flujos de trabajo.
- Un enfoque práctico y de autoarranque con comodidad para trabajar de forma independiente en un entorno remoto.
- Colaborativo y culturalmente consciente, con la disposición de trabajar generosamente con colegas y partes interesadas en un entorno internacional y multicultural, y la capacidad de adaptarse a diferentes normas y valores.
- Familiaridad con Google Workspace, Slack y Asana; el conocimiento de HubSpot es una ventaja.
- Interés genuino en temas climáticos, energéticos y ambientales.
¿Por qué unirte a nosotros?
- Forma parte de una red internacional de profesionales que trabajan en clima, energía y naturaleza, en un modelo remoto, y trabaja con un grupo de personas dinámicas y culturalmente diversas que combinan su pasión por marcar la diferencia con un enfoque riguroso y orientado a resultados en el trabajo.
- 6 días offline (sin llamadas ni reuniones) al año para centrarte en tu trabajo.
- Tiempo de trabajo reducido los viernes durante la Estación Seca (verano).
- Acceso a nuestro programa de asistencia al empleado para apoyar tu salud mental y desarrollo personal.
- Cierre de negocio remunerado complementario para las vacaciones de fin de año.
- Permiso de maternidad equiparado a 20 semanas para países donde la regulación permite menos que eso.
- Disfruta de oportunidades regulares para conectar y colaborar con colegas de todo el mundo.
- Un puesto a tiempo completo con contrato laboral o de consultor, sujeto a la ubicación, durante 12 meses, con posible renovación después de un año.
Ubicación: CET +/- 6 horas - África, Asia, Europa, América Latina
Se requerirán algunos viajes internacionales. Es posible que podamos proporcionar espacios de coworking en algunas ubicaciones. Solo se considerarán los candidatos con derecho a trabajar en su ubicación.
Descargo de responsabilidad sobre el contrato y los beneficios: El tipo de contrato y algunos beneficios pueden variar según la jurisdicción. Confirmaremos la elegibilidad y los términos aplicables durante el proceso de contratación.
Salario / Honorario: Meliore establece los niveles de compensación a través de una alineación sistemática con los datos del mercado local, teniendo en cuenta el nivel de responsabilidad de cada puesto o el nivel esperado de servicios y las habilidades y experiencia del candidato seleccionado. Aplicamos una política de compensación coherente y equitativa, y proporcionamos datos sobre nuestros cálculos y rangos de pago o honorarios, en todas las ubicaciones donde operamos. Nuestras prácticas de compensación reflejan nuestro compromiso con la equidad, la inclusión y la rendición de cuentas, y se revisan periódicamente para garantizar la alineación con los estándares del mercado en evolución y los valores organizacionales.
