FreedUp coloca asistentes ejecutivos talentosos con fundadores y ejecutivos en empresas estadounidenses en crecimiento. Liberamos a los líderes ahorrándoles tiempo y esfuerzo para que puedan concentrarse en el trabajo que solo ellos pueden hacer. Para nuestros asistentes ejecutivos, nuestro objetivo es ser una de las mejores empresas de EE. UU. para talento de LATAM y Filipinas, con un entorno de apoyo y un espacio real para crecer.
Acerca del puesto
Buscamos un asistente ejecutivo perspicaz y proactivo para apoyar a un inversor y operador inmobiliario con sede en EE. UU. Él posee y opera edificios de apartamentos, los gestiona internamente con su propio personal y tiene un proyecto de desarrollo en curso. Su trabajo abarca adquisiciones, análisis de propiedades, financiación, prestamistas, abogados, reclamaciones de seguros, contabilidad y escaladas de inquilinos. Su personal se encarga de los problemas diarios de la propiedad, y él interviene cuando las cosas escalan.
Su bandeja de entrada y calendario son el cuello de botella. Recibe un gran volumen de correos electrónicos de todas las áreas del negocio, y nadie gestiona su calendario actualmente. Tú te encargarás de ambos: clasificar sus correos electrónicos, responder cuando sea apropiado, dirigir lo que necesita su atención y construir su sistema de programación desde cero.
Este no es un puesto de toma de tareas. Necesita a alguien con buen criterio que pueda aprender rápidamente quién es quién y qué es importante, decidir qué es urgente y mantener las cosas en movimiento sin esperar a que se lo digan. Sus primeros 30 días se centrarán en solucionar sus tres principales "asesinos de tiempo", y en 90 días debería estar gestionando su bandeja de entrada y calendario con confianza.
Este es un puesto a tiempo parcial y remoto. Requiere una excelente comunicación escrita, buen juicio y discreción total.
Compensación: 600 a 800 USD por mes (depende de la experiencia)
Ubicación: Remoto, LATAM
Tipo de trabajo: A tiempo parcial
Lo que harás
Clasificación y respuesta de correo electrónico (prioridad principal)
- Revisar todos los correos electrónicos entrantes diariamente, luego clasificarlos, priorizarlos y actuar en consecuencia.
- Responder directamente a correos electrónicos rutinarios y administrativos en su nombre, con su voz.
- Redactar respuestas para mensajes que necesiten su opinión o aprobación.
- Rastrear hilos abiertos y hacer seguimiento para que nada se pierda.
Dirección basada en el juicio
- Decidir qué es urgente, qué va directamente a él y qué va a su personal con él en copia.
- Aprender sus contactos clave (prestamistas, abogados, corredores, aseguradoras, contadores, personal) y cómo se debe tratar a cada uno.
- Marcar elementos urgentes, como plazos de financiación, asuntos legales y reclamaciones de seguros, antes de que se conviertan en problemas.
Calendario y programación
- Configurar y gestionar su calendario desde cero, incluido un enlace de reserva y reglas de programación.
- Programar llamadas y reuniones con prestamistas, abogados, corredores, contratistas y personal interno.
- Proteger su tiempo para que su calendario refleje sus prioridades reales.
Proceso y colaboración
- Realizar revisiones periódicas con él para revisar los elementos pendientes, las decisiones de direccionamiento y qué ajustar.
- Crear y mantener un manual dinámico de reglas de direccionamiento, contactos clave y procesos recurrentes.
- Identificar drenajes de tiempo recurrentes y proponer soluciones prácticas.
Nuestro proceso de contratación
- Aplicar en línea
- Grabar un video corto en Loom presentándose, luego una llamada de preselección con un reclutador
- Entrevista final con nuestro Líder de Reclutamiento
- Completar una evaluación de trabajo
- Entrevista final con el cliente
Requisitos
Indispensables
- Al menos 3 años de experiencia como Asistente Ejecutivo o en un puesto similar de apoyo ejecutivo, incluida la experiencia trabajando con ejecutivos o empresas con sede en EE. UU.
- Un "segundo cerebro" muy proactivo que audita sistemas y detecta lagunas sin que se lo digan.
- Altamente organizado y detallista.
- Rápido y receptivo. Nunca debería quedarse esperando.
- Disciplinado y profesional.
- Excelente inglés escrito y hablado.
- Confianza para responder correos electrónicos en nombre de un ejecutivo, con su voz.
- Alta discreción con información financiera, legal y de inquilinos.
- Disponible a tiempo parcial con superposición constante durante el horario comercial de EE. UU. (horario exacto confirmado durante el proceso).
- Internet confiable de alta velocidad y un espacio de oficina en casa tranquilo.
Deseables
- Experiencia en bienes raíces, administración de propiedades, multifamiliares, adquisiciones o desarrollo.
- Experiencia trabajando con prestamistas, abogados, reclamaciones de seguros o equipos de contabilidad.
- Familiaridad con software de administración de propiedades (por ejemplo, AppFolio, Yardi, Buildium).
- Experiencia en la configuración de reglas de bandeja de entrada, etiquetas o automatizaciones en Gmail o Outlook.
- Comodidad utilizando herramientas de IA para clasificar y redactar correos electrónicos más rápido.
- Experiencia en la redacción y el mantenimiento de SOP o manuales.
Beneficios
- Compensación en USD
- Bono de fin de año, más otros bonos aplicables
- Subsidio de seguro médico
- PTO + Días festivos
- Capacitación y apoyo continuo del equipo de FreedUp
Publicado originalmente en Himalayas
