Coordinador de Operaciones de Campo

Coordinador de Operaciones de Campo

• Tipo de trabajo: Tiempo completo.

• Horario: Horario comercial de EE. UU. (se prefiere CST).

• Ubicación: LatAm. 100% Remoto.

Descripción del puesto

Buscamos un Coordinador de Operaciones de Campo Bilingüe (inglés/español) altamente organizado y proactivo para apoyar al departamento de operaciones de campo de una empresa de construcción y paisajismo.

Este puesto, totalmente remoto, sirve como el principal enlace de comunicación entre la oficina y los equipos de campo que trabajan en múltiples sitios de trabajo en todos los Estados Unidos. El coordinador supervisará las actividades administrativas diarias, las comunicaciones del equipo, la presentación de informes de producción, el control de horarios, los arreglos de viaje y la documentación operativa.

El candidato ideal se siente cómodo comunicándose con el personal de campo tanto en inglés como en español, gestionando múltiples prioridades, navegando por diferentes plataformas de software y asegurando que la información operativa sea precisa, organizada y entregada a tiempo.

Este rol requiere a alguien que se responsabilice del seguimiento, anticipe las necesidades operativas y pueda trabajar de forma independiente en un entorno de ritmo rápido y centrado en el campo.

Responsabilidades clave

1. Comunicación y coordinación del equipo de campo

• Servir como el principal enlace de comunicación diario entre la oficina y los equipos de campo a través de llamadas telefónicas, mensajes de texto y correo electrónico en inglés y español.

• Comunicar los detalles del trabajo, la información de las ofertas, las actualizaciones del proyecto y las instrucciones operativas al personal de campo.

• Asistir a los equipos en la finalización de la documentación requerida y la presentación de la documentación operativa.

• Responder a las consultas de los equipos y coordinar con el personal de oficina apropiado para resolver problemas.

• Realizar un seguimiento proactivo de las solicitudes pendientes, la información faltante y los entregables pendientes.

2. Informes y documentación de producción diaria

• Recopilar y monitorear los informes de producción diarios presentados por los equipos de campo.

• Hacer seguimiento de los informes faltantes o incompletos y asegurar su presentación oportuna.

• Revisar los informes para verificar su exactitud e integridad antes de enviarlos al departamento correspondiente.

• Mantener registros de proyectos y registros operativos precisos y organizados.

• Monitorear las actualizaciones de proyectos entrantes, fotos e información de campo a través de las plataformas designadas.

3. Administración de nómina y control de horarios

• Recopilar y consolidar las entradas de tiempo de los equipos, asegurando que todas las horas estén debidamente documentadas y presentadas a tiempo.

• Verificar las horas de los empleados contra los proyectos asignados, códigos de trabajo y registros disponibles.

• Asistir en la preparación de nóminas, revisiones de control de horarios y flujos de aprobación a través de las plataformas de nómina designadas.

• Identificar y señalar discrepancias, entradas faltantes o inconsistencias para su resolución.

• Mantener registros precisos de control de horarios y apoyar los procesos administrativos relacionados con la nómina.

4. Coordinación de viajes y alojamiento

• Organizar el transporte y el alojamiento en hoteles para los equipos de campo a medida que se desplazan entre las ubicaciones de los proyectos.

• Coordinar los planes de viaje de acuerdo con los horarios de los proyectos, las asignaciones de los equipos y los requisitos operativos.

• Gestionar cambios de itinerario, ajustes de reservas y problemas de viaje de última hora.

• Mantener registros actualizados de la ubicación de los equipos, alojamientos y arreglos de viaje.

• Asegurar que el personal de campo reciba toda la información necesaria sobre viajes y alojamiento antes de pasar a su próxima asignación.

5. Soporte administrativo y financiero

• Asistir en el monitoreo y organización de las transacciones de tarjetas de crédito de la empresa y los gastos relacionados con el campo.

• Apoyar el seguimiento de gastos, revisiones de transacciones y procesos de conciliación.

• Organizar facturas, recibos y documentación financiera de soporte.

• Proporcionar asistencia administrativa con revisiones de facturas, flujos de aprobación y tareas relacionadas con la contabilidad según sea necesario.

• Mantener registros financieros y administrativos precisos, asegurando al mismo tiempo el cumplimiento de los plazos.

Cualificaciones y habilidades requeridas

• Dominio bilingüe en inglés y español, incluidas habilidades profesionales de comunicación verbal y escrita en ambos idiomas. (C1 o Alto)

• Experiencia previa en soporte administrativo, coordinación de operaciones, despacho, coordinación de viajes o un puesto similar.

• Sólidas habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples equipos, proyectos, plazos y solicitudes simultáneamente.

• Comodidad al comunicarse directamente con el personal de campo por teléfono.

• Sólidas habilidades informáticas y capacidad para navegar eficientemente por múltiples plataformas de software.

• Dominio de Microsoft Office o Google Workspace.

• Excelente atención al detalle, seguimiento y gestión de la información.

• Sólidas habilidades para resolver problemas y capacidad para manejar prioridades cambiantes.

• Capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno totalmente remoto con supervisión mínima.

• Habilidades de comunicación profesional y capacidad para establecer relaciones con diferentes equipos.

• Conexión a Internet confiable y de alta velocidad y un espacio de trabajo profesional dedicado.

Cualificaciones preferidas

• Experiencia previa apoyando operaciones de construcción, paisajismo, instalación de campos de golf o servicios de campo.

• Experiencia coordinando viajes, hoteles y alojamiento para equipos distribuidos.

• Familiaridad con sistemas de nómina, plataformas de control de horarios y software de gestión de gastos.

• Experiencia gestionando documentación de proyectos y carpetas compartidas a través de Microsoft Teams.

• Experiencia previa gestionando facturas, conciliación de gastos o administración contable básica.

• Paycom: Administración de nóminas, verificación de horarios y flujos de aprobación.

• RAMP: Transacciones de tarjetas de crédito de la empresa y gestión de gastos.

• SitePhotos: Informes de campo, fotos de proyectos y documentación operativa.

• AccuBuild: Soporte potencial futuro relacionado con contabilidad y facturación.

Expectativas de éxito

• Mantener una comunicación constante, oportuna y profesional con los equipos de campo en inglés y español.

• Asegurar que los informes de producción diarios se recopilen, revisen y documenten adecuadamente.

• Mantener registros precisos de control de horarios de los equipos y asegurar que la información de nómina se presente dentro de los plazos establecidos.

• Coordinar de manera eficiente los viajes y alojamientos de los equipos, incluidos los cambios inesperados.

• Mantener organizada y accesible la documentación del proyecto y los registros operativos compartidos.

• Identificar proactivamente información faltante, discrepancias y posibles conflictos de programación.

• Demostrar responsabilidad sobre las tareas pendientes y asegurar que las solicitudes se lleven hasta su finalización.

• Mantener la eficiencia y la precisión al tiempo que se apoyan múltiples equipos y proyectos simultáneamente.

Beneficios para contratistas

• Trabajar con clientes internacionales manteniendo su estatus de contratista independiente.

• Mínimo de 5 días pagados al año, más días festivos de EE. UU.

• Acceso gratuito a módulos de aprendizaje para el crecimiento profesional a través de la Academia Hyre.

• Aumentos salariales programados basados en los términos del contrato aplicables y el desempeño.

Publicado originalmente en Himalayas