Asistente Virtual

Asistente Virtual (VA) – Remoto

Soporte Ejecutivo | Soporte Administrativo | Gestión de CRM | Coordinación de Operaciones

Tipo de Puesto: Tiempo Completo, Remoto
Horario de Trabajo: Horario Comercial de EE. UU.

Acerca del Puesto

En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando a un Asistente Virtual (VA) para brindar un soporte administrativo y operativo confiable en múltiples funciones comerciales.

Este es un puesto de alta responsabilidad donde gestionarás agendas, coordinarás la comunicación, mantendrás sistemas de CRM, organizarás documentación y apoyarás las operaciones diarias. Ayudarás a garantizar que las prioridades se mantengan organizadas, se cumplan los plazos y que nada se pierda.

Si eres proactivo, detallista, con conocimientos tecnológicos y disfrutas apoyando a negocios en crecimiento detrás de escena, esta es una excelente oportunidad para construir una carrera remota a largo plazo.

Tus Responsabilidades

Soporte Administrativo

• Gestionar calendarios y programar reuniones utilizando Google Calendar y Microsoft Outlook.
• Redactar correos electrónicos profesionales, memorandos y documentos comerciales.
• Preparar agendas de reuniones, notas y elementos de acción de seguimiento.
• Mantener los horarios organizados y asegurar que las prioridades se mantengan en curso.

Gestión de Datos y Documentos

• Mantener registros precisos en hojas de cálculo, sistemas de CRM y herramientas de gestión de proyectos.
• Organizar archivos digitales utilizando:
• Google Drive
• Dropbox
• Microsoft SharePoint
• Preparar informes, resúmenes y documentación para la dirección y los clientes.

Investigación y Ejecución de Tareas

• Realizar investigaciones en línea sobre competidores, proveedores, tendencias del mercado y temas de negocios.
• Compilar los hallazgos en resúmenes y presentaciones organizadas.
• Apoyar proyectos especiales y solicitudes operativas ad hoc.
• Ejecutar tareas de forma independiente con mínima supervisión.

Soporte al Cliente y Proveedores

• Responder a consultas básicas de clientes o dirigir solicitudes adecuadamente.
• Comunicarse con proveedores y hacer seguimiento de los elementos pendientes.
• Coordinar la comunicación entre las partes interesadas.
• Ayudar a mantener relaciones profesionales con clientes y proveedores.

Soporte de Operaciones y Proyectos

• Asistir con la facturación y el seguimiento de gastos.
• Apoyar actividades contables ligeras cuando sea necesario.
• Mantener rastreadores de proyectos utilizando:
• Asana
• Trello
• Notion
• Monday.com
• Mantener los sistemas operativos organizados y actualizados.

Requisitos

Calificaciones Imprescindibles

Experiencia

• 1-2 años de experiencia en:
• Puestos de Asistente Virtual
• Soporte Administrativo
• Soporte Ejecutivo
• Operaciones Remotas

Habilidades Clave

• Sólida competencia en:
• Google Workspace
• Microsoft Office
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés.
• Sólidas habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno remoto.
• Conexión a Internet confiable y espacio de trabajo remoto profesional.

Deseable

• Experiencia utilizando plataformas de CRM como:
• HubSpot
• Salesforce
• Zoho CRM
• Familiaridad con:
• QuickBooks
• Xero
• Experiencia apoyando:
• Startups
• Emprendedores
• Equipos remotos
• Experiencia gestionando múltiples ejecutivos o clientes simultáneamente.

Herramientas y Tecnologías

• Google Workspace
• Microsoft Office
• Google Calendar
• Microsoft Outlook
• HubSpot
• Salesforce
• Zoho CRM
• Asana
• Trello
• Notion
• Monday.com
• QuickBooks
• Xero

Qué Te Hace un Buen Candidato

• Altamente organizado/a con una excepcional atención al detalle.
• Excelente comunicador/a escrito y verbal.
• Aprendizaje rápido que se adapta fácilmente a nuevas herramientas.
• Confiable, proactivo/a y autogestionado/a.
• Cómodo/a gestionando múltiples prioridades simultáneamente.
• Fuerte capacidad de seguimiento y mentalidad de propiedad.
• Apasionado/a por mantener las operaciones organizadas y eficientes.

Cómo Es un Día Típico

• Revisar calendarios, bandejas de entrada y prioridades diarias.
• Programar reuniones y responder correos electrónicos.
• Actualizar registros de CRM y documentos operativos.
• Preparar informes, resúmenes y presentaciones.
• Realizar investigaciones para proyectos en curso.
• Hacer seguimiento con proveedores, clientes y partes interesadas internas.
• Actualizar herramientas de gestión de proyectos y organizar tareas pendientes.

En resumen: Mantienes las operaciones funcionando sin problemas manteniéndote organizado/a, comunicándote de manera proactiva y asegurándote de que nada se pierda.

Métricas Clave de Éxito (KPIs)

• Precisión de las tareas y finalización a tiempo.
• Eficiencia en la gestión del calendario y la bandeja de entrada.
• Satisfacción del cliente y de las partes interesadas.
• Organización y precisión de los registros.
• Capacidad de respuesta durante el horario laboral.
• Finalización oportuna de seguimientos y tareas administrativas.

Por Qué Este Puesto Destaca

• Entorno de trabajo totalmente remoto.
• Alta responsabilidad en múltiples funciones comerciales.
• Exposición a operaciones, administración y soporte ejecutivo.
• Oportunidad de trabajar en estrecha colaboración con negocios en crecimiento.
• Cultura remota de apoyo y colaboración.
• Crecimiento profesional hacia:
• Asistente Ejecutivo/a
• Coordinador/a de Operaciones
• Coordinador/a de Proyectos
• Gerente de Operaciones

Proceso de Entrevista

1. Preselección Telefónica Inicial
2. Video de Presentación Spark Hire (3–5 minutos)
3. Evaluación Práctica (Tarea de Calendario, Bandeja de Entrada o Investigación)
4. Entrevista Final con el Cliente
5. Oferta y Verificación de Antecedentes

Qué Sucede Después de Postularte

Justo después de postularte, recibirás una invitación por correo electrónico de Spark Hire para grabar tu Video de Presentación. Este video corto, grabado por ti mismo, es el siguiente paso que completa tu solicitud y puede grabarse cuando te sea conveniente.

En lugar de repetirte en múltiples llamadas de selección, te presentarás una vez y tu video se compartirá con el equipo de contratación. Esto ayuda al equipo de contratación a evaluar tu estilo de comunicación desde el principio, haciendo que las entrevistas futuras sean más significativas y reduciendo las rondas de entrevistas innecesarias.

No te lo pienses demasiado: puedes grabar tu video tantas veces como quieras antes de enviarlo. Solo se revisará tu envío final.

Por favor, mantén un ojo en tu bandeja de entrada y carpeta de spam para tu invitación de Spark Hire después de enviar tu solicitud.

Postúlate Ahora

Si eres un Asistente Virtual proactivo/a y detallista que disfruta apoyando a equipos, mejorando la organización y manteniendo las operaciones comerciales funcionando de manera eficiente, nos encantaría saber de ti. Postúlate hoy y conviértete en un socio operativo de confianza para un negocio remoto en crecimiento.

Publicado originalmente en Himalayas