Asistente Ejecutivo - Bienes Raíces

Acerca del puesto

Buscamos un Executive Partner confiable, organizado y proactivo para dar apoyo a dos profesionales del sector inmobiliario en sus negocios.

El puesto se centra en el soporte administrativo, la gestión de CRM, la gestión de correo electrónico y calendario, la programación de citas y el seguimiento de tareas.

El candidato ideal puede comprender el contexto y la intención detrás de una solicitud, dar el siguiente paso adecuado y completar el trabajo sin necesitar instrucciones constantes paso a paso.

Responsabilidades principales: Soporte administrativo y ejecutivo

• Gestionar correos electrónicos, calendarios y citas

• Programar reuniones y llamadas

• Coordinar con clientes, agentes y socios comerciales

• Dar seguimiento a los puntos de acción

• Organizar la información y las tareas administrativas

• Brindar apoyo operativo general a los ejecutivos

Correo electrónico y comunicación

• Revisar y organizar los correos electrónicos entrantes

• Identificar solicitudes urgentes o importantes

• Redactar respuestas cuando sea necesario

• Hacer seguimiento a solicitudes y gestiones pendientes

• Asegurar que se completen las tareas importantes surgidas de los correos

• Comunicarse por correo electrónico, Google Chat y mensajes de texto

Gestión de CRM

• Actualizar y organizar la información de contactos

• Mantener registros precisos en el CRM

• Apoyar la comunicación con clientes y agentes

• Ayudar con flujos de trabajo básicos del CRM

CRM principal: Bold Trail – se valora enormemente la experiencia.

CRM secundario: GoHighLevel – se utiliza principalmente para las actividades dirigidas a los agentes.

Los candidatos sin experiencia en Bold Trail podrán ser considerados si tienen una sólida experiencia en CRM y pueden aprender nuevas plataformas con rapidez.

Programación y gestión de calendario

• Programar y reprogramar reuniones

• Coordinar disponibilidad

• Enviar invitaciones de calendario y enlaces de reuniones

• Gestionar recordatorios y seguimientos

• Mantener los calendarios precisos y organizados

Apoyo en eventos y capacitaciones

• Ayudar a programar sesiones de capacitación y eventos

• Coordinar las comunicaciones de los eventos

• Enviar recordatorios

• Llevar el registro de asistentes cuando sea necesario

• Gestionar los seguimientos administrativos

Gestión de tareas

Las tareas pueden provenir de correos electrónicos, reuniones, Google Chat, mensajes de texto, calendarios o solicitudes directas.

El Executive Partner debe ser capaz de identificar:

Qué debe hacerse → Qué se necesita → Cuál es el siguiente paso → Cuándo debe completarse

Las tareas se gestionarán principalmente a través de Asana.

Requisitos

• Excelente expresión escrita y oral en inglés

• Excelente comprensión del inglés

• Sólidas habilidades de organización y gestión del tiempo

• Excelente atención al detalle

• Cumplimiento confiable de los compromisos

• Capacidad para gestionar múltiples prioridades

• Capacidad para trabajar de forma independiente

• Familiaridad con el uso de correo electrónico, chat y otras herramientas digitales

• Dominio de la tecnología y disposición para aprender nuevos sistemas

• Capacidad para entender el contexto y hacer preguntas cuando se necesite aclaración

Deseable

• Experiencia como Executive Assistant o Administrative Assistant

• Experiencia en bienes raíces

• Experiencia en CRM

• Experiencia en Bold Trail

• Experiencia en GoHighLevel

• Experiencia en Asana

• Experiencia en gestión de correo electrónico y calendario

• Experiencia en programación o coordinación de eventos

• Experiencia apoyando a ejecutivos o a varios negocios

Candidato ideal

Buscamos a alguien que sea:

• Organizado – mantiene las tareas y la información en orden

• Proactivo – hace seguimiento sin necesitar recordatorios constantes

• Detallista – detecta información importante y fechas límite

• Comunicativo – informa sobre avances y hace preguntas cuando es necesario

• Adaptable – aprende rápidamente nuevas herramientas y procesos

• Hábil con la tecnología – se siente cómodo trabajando en múltiples plataformas

• Confiable – cumple con sus compromisos

• Consciente del contexto – entiende el propósito detrás de una solicitud

• Independiente – puede asumir la responsabilidad de las tareas con mínima supervisión

Herramientas

• Bold Trail – CRM principal

• GoHighLevel – CRM / apoyo a agentes

• Asana – Gestión de tareas

• Google Calendar – Programación

• Google Chat – Comunicación

• Correo electrónico – Comunicación y gestión de tareas

• Mensajes de texto – Comunicación

No se requiere experiencia con todas las herramientas. Son importantes la experiencia transferible sólida y la capacidad para aprender rápidamente.

Nota importante

La coordinación de transacciones NO forma parte de este puesto.

El puesto se enfoca en el soporte administrativo, la gestión de CRM, la comunicación, la programación y el soporte operativo general.

Qué significa el éxito

Un Executive Partner exitoso:

• Mantiene los correos electrónicos y calendarios organizados

• Mantiene registros precisos en el CRM

• Está al día con las tareas y los seguimientos

• Coordina las reuniones de manera eficiente

• Apoya los eventos y las actividades de capacitación

• Mantiene actualizadas las tareas en Asana

• Aprende y se vuelve competente en Bold Trail

• Reduce la carga administrativa de los ejecutivos

• Comunica con claridad las prioridades y los obstáculos

• Se convierte en una extensión confiable del equipo

Publicado originalmente en Himalayas