Asistente Ejecutivo / Asistente Virtual de Operaciones

Estamos buscando un Asistente Ejecutivo / Asistente Virtual de Operaciones para apoyar a propietarios de empresas, ejecutivos, equipos inmobiliarios y gerentes de operaciones en sus responsabilidades administrativas y operativas diarias.

La responsabilidad principal es gestionar las agendas y comunicaciones de los ejecutivos, dar seguimiento a prioridades y proyectos, preparar informes, organizar la información y garantizar que las tareas importantes se completen.

Esta es una oportunidad ideal para alguien con experiencia en asistencia ejecutiva, soporte de operaciones, asistencia virtual, coordinación de proyectos o gestión administrativa, que sea proactivo, altamente organizado, profesional y esté interesado en un crecimiento profesional estable a largo plazo.

RESPONSABILIDADES CLAVE

• Gestionar las agendas, citas, reuniones, recordatorios y programación de los ejecutivos.

• Organizar las bandejas de entrada de correo electrónico de los ejecutivos, priorizar mensajes y completar las actividades de seguimiento aprobadas.

• Dar seguimiento a prioridades, plazos, proyectos, asignaciones y asuntos pendientes para asegurar su finalización oportuna.

• Preparar informes, resúmenes, notas de reuniones, actualizaciones de tareas, presentaciones y documentación interna.

• Organizar y mantener archivos digitales, carpetas, información de clientes y registros operativos.

• Coordinar con clientes, proveedores, miembros del equipo y departamentos internos.

• Apoyar los flujos de trabajo administrativos, la documentación de procesos y la gestión de tareas.

• Apoyar la incorporación de clientes, las operaciones internas y la coordinación de proyectos según se asigne.

• Programar reuniones internas y externas y confirmar asistencia, agendas y materiales requeridos.

• Dar seguimiento a miembros del equipo y partes interesadas sobre tareas pendientes, plazos e información solicitada.

• Mantener tableros de tareas, sistemas de gestión de proyectos, plataformas CRM, hojas de cálculo y herramientas internas de seguimiento.

• Identificar conflictos de programación, plazos incumplidos, tareas incompletas y posibles obstáculos operativos.

• Proporcionar actualizaciones diarias claras sobre tareas completadas, asuntos pendientes, prioridades, plazos y obstáculos.

• Gestionar múltiples asignaciones, proyectos y prioridades simultáneamente.

• Seguir los Procedimientos Operativos Estándar (SOP), listas de verificación, plazos e instrucciones de los gerentes.

• Manejar la información confidencial y sensible de la empresa, de los clientes y de los ejecutivos de manera profesional.

CALIFICACIONES REQUERIDAS

• Experiencia previa en asistencia ejecutiva, soporte de operaciones, asistencia virtual, coordinación de proyectos o gestión administrativa.

• Sólidas habilidades de comunicación escrita y oral en inglés.

• Excelente organización, gestión del tiempo y atención al detalle.

• Experiencia gestionando agendas ejecutivas, bandejas de entrada de correo, reuniones y recordatorios.

• Sólidas habilidades en gestión de tareas, seguimiento de plazos y seguimiento de asuntos.

• Cómodo comunicándose de manera profesional con ejecutivos, clientes, proveedores y miembros del equipo.

• Capaz de priorizar solicitudes competitivas y mantener la calma bajo presión.

• Buenas habilidades en computación, hojas de cálculo, CRM y software de gestión de proyectos.

• Capaz de seguir Procedimientos Operativos Estándar (SOP) e instrucciones detalladas.

• Alto nivel de discreción al manejar información confidencial o sensible.

• Conexión a internet confiable y un entorno de trabajo remoto profesional.

• Asistencia confiable y constante durante el horario laboral programado.

• Capaz de trabajar de forma independiente y proporcionar actualizaciones claras y periódicas.

• Diploma de escuela secundaria o equivalente.

• Proactivo, profesional, ingenioso, orientado a los detalles, receptivo a la retroalimentación y con actitud de propiedad sobre el trabajo.

EXPERIENCIA PREFERIDA

• Apoyo a ejecutivos o propietarios de empresas con sede en EE. UU.

• Soporte administrativo u operativo en el sector inmobiliario

• Gestión de agendas y bandejas de entrada ejecutivas

• Preparación y seguimiento de reuniones

• Incorporación de clientes

• Coordinación de proyectos

• Gestión de operaciones

• Documentación de procesos y SOP

• Preparación de informes y presentaciones

• Gestión de CRM

• Google Workspace

• Microsoft Office

• ClickUp

• Trello

• Asana

• Notion

• Slack

• Título de asociado o licenciatura en administración de empresas, operaciones, gestión o un campo relacionado

Publicado originalmente en Himalayas