Buscamos un Profesional Virtual con experiencia, con base en Latinoamérica, para un puesto de Asistente Virtual de Coordinador de Transacciones totalmente remoto.
Las solicitudes que incluyan un video de presentación serán priorizadas. Debido a la naturaleza totalmente remota de este puesto, los candidatos deben sentirse cómodos comunicándose por videollamadas y trabajando de forma independiente en un entorno remoto.
Título del puesto
Asistente Virtual de Coordinador de Transacciones
LVN Real Estate | Remoto | Tiempo completo
Resumen del puesto
LVN Real Estate necesita un Coordinador de Transacciones dedicado que pueda mantener las transacciones activas organizadas, documentadas con precisión y avanzando sin esperar a que alguien identifique cada siguiente paso.
Usted será el único TC dedicado de la empresa y el principal punto de contacto para las actividades relacionadas con las transacciones. Reportando al Gerente de Operaciones, mantendrá la hoja de cálculo central de transacciones, gestionará la bandeja de entrada de transacciones, organizará los archivos de Google Drive, mantendrá las fechas de Google Calendar alineadas con el rastreador de transacciones y coordinará el seguimiento con Ventas, la dirección y las partes externas.
Su trabajo debe brindar al equipo una visión confiable de cada transacción: qué vence, qué falta, quién debe actuar, qué ha cambiado y qué requiere atención gerencial.
Usted utilizará los SOP establecidos, videos de Loom, listas de verificación y guías para aprender el proceso de LVN Real Estate. Se espera que aplique estos recursos de forma independiente, identifique vacíos y dé seguimiento sin recordatorios repetidos. Este puesto requiere aproximadamente 40–45 horas semanales y no se combina con un puesto de Asistente Ejecutivo.
Se prefiere experiencia previa como Coordinador de Transacciones en bienes raíces, pero no es obligatoria. Los candidatos con sólida experiencia en coordinación de proyectos, gestión de proyectos u operaciones podrían calificar si demuestran una gestión precisa de plazos, seguimiento proactivo y ejecución independiente.
Responsabilidades principales (EJECUCIÓN EN EL MUNDO REAL)
Seguimiento de transacciones y gestión de plazos
- Mantener la hoja de cálculo maestra central de transacciones durante cada transacción activa.
- Actualizar la información de la propiedad y de la transacción a medida que ocurren cambios, para que el rastreador refleje el estado actual de cada operación.
- Dar seguimiento a las fechas de depósito de garantía (EMD), fechas de inspección / contingencias, fechas de cierre y otros plazos específicos de cada transacción.
- Revisar los próximos plazos, identificar información faltante o asuntos pendientes y dar seguimiento a las partes responsables antes de que los plazos venzan.
- Cuando las fechas cambien, actualizar el rastreador y comunicar el cambio a las partes interesadas pertinentes.
- Mantener los registros de transacciones comprensibles y accesibles para los miembros autorizados del equipo, de modo que Ventas y la dirección puedan ver el estado sin reconstruirlo a partir de hilos de correo electrónico.
Gestión de la bandeja de entrada de transacciones
- Ser responsable y supervisar activamente la bandeja de entrada dedicada a la coordinación de transacciones durante el horario laboral requerido.
- Revisar los mensajes entrantes, identificar la acción solicitada, determinar si hay información o respuesta pendiente y dar seguimiento con la parte correspondiente.
- Mantener los hilos de correo organizados para que las solicitudes, documentos, decisiones y plazos sigan siendo rastreables.
- Dar seguimiento a los mensajes sin respuesta y a las solicitudes no resueltas, en lugar de asumir que enviar un solo correo completa la tarea.
- Llevar las decisiones, excepciones y problemas que estén fuera de su autoridad al Gerente de Operaciones, con una explicación concisa de la situación y la acción o decisión necesaria.
Gestión de documentos
- Almacenar los documentos de transacciones en las ubicaciones adecuadas de Google Drive a medida que se reciben.
- Revisar los archivos para detectar información faltante o incompleta y dar seguimiento a la parte correspondiente cuando algo requerido esté pendiente.
- Mantener las carpetas de transacciones organizadas conforme avanzan las operaciones, para que los miembros autorizados del equipo puedan localizar los documentos vigentes.
- Cuando la información de un documento entre en conflicto con el rastreador u otros registros de la transacción, señalar la discrepancia y verificar la información correcta en lugar de elegir silenciosamente una versión.
Gestión de calendario y fechas críticas
- Mantener en Google Calendar los plazos de las transacciones y las fechas relacionadas con el cierre.
- Verificar que las entradas del calendario coincidan con la hoja de cálculo central de transacciones y corregir las discrepancias de inmediato.
- Actualizar las entradas del calendario cuando cambien los cronogramas de las transacciones y notificar a las partes interesadas sobre los cambios importantes.
- Hacer visibles los hitos próximos con suficiente antelación para que el equipo pueda actuar, en lugar de depender de recordatorios de último momento.
Coordinación interna y externa
- Actuar como contacto de coordinación principal para los asuntos relacionados con transacciones.
- Comunicarse con Ventas, el Gerente de Operaciones, el COO, el CEO y otras partes interesadas involucradas, según sea necesario.
- Coordinar la comunicación relacionada con las transacciones con partes externas utilizando los flujos de trabajo establecidos.
- Usar el canal de Slack dedicado a TC para actualizaciones, preguntas, coordinación y escalamientos.
- Cuando falte información, un plazo esté en riesgo, ocurra un retraso o una excepción requiera la intervención de la dirección, comunicar el problema de inmediato con los hechos conocidos, la acción pendiente y el plazo relevante.
- Mantener informadas a las partes interesadas cuando un asunto siga sin resolverse o cuando cambie su estado.
Visibilidad y responsabilidad en las transacciones
- Mantener actualizados los registros centrales de transacciones para que Ventas y la dirección puedan confiar en ellos para ver el estado de las operaciones.
- Comunicar cambios, riesgos, información faltante, seguimientos pendientes y próximos plazos antes de que se conviertan en sorpresas evitables.
- Asumir la responsabilidad de las transacciones asignadas desde el punto de vista de la coordinación, dando seguimiento a los pendientes hasta su resolución o escalamiento.
- Mantener una comunicación constante y proactiva en el entorno de trabajo remoto.
- Identificar vacíos en los flujos de trabajo y sugerir mejoras prácticas cuando corresponda, sin evadir los procedimientos establecidos ni tomar decisiones fuera de su autoridad.
Requisitos (no negociables)
- Experiencia comprobada en la gestión de múltiples plazos, documentos, seguimientos y partes interesadas en coordinación de transacciones, coordinación de proyectos, gestión de proyectos, operaciones o un puesto estrechamente relacionado.
- Capacidad para mantener registros precisos de forma independiente y priorizar plazos en competencia sin necesitar instrucciones diarias tarea por tarea.
- Gran atención al detalle al ingresar, revisar y conciliar fechas e información de transacciones.
- Seguimiento comprobado: registrar las solicitudes sin respuesta y los elementos incompletos hasta que se resuelvan o se escalen adecuadamente.
- Sólida comunicación escrita y verbal en inglés, incluidas actualizaciones de estado concisas y explicaciones claras de problemas que requieran una decisión.
- Comodidad para comunicarse con equipos internos y partes externas, y participar activamente en reuniones cuando sea necesario.
- Capacidad para trabajar como único TC dedicado de la empresa, reportando al Gerente de Operaciones y recibiendo su apoyo.
- Capacidad para aprender y aplicar flujos de trabajo documentados mediante SOP, videos de Loom, listas de verificación y guías.
- Disponibilidad confiable durante el horario laboral normal de la empresa y capacidad para comprometerse con aproximadamente 40–45 horas semanales.
- Capacidad para trabajar en un entorno remoto y asíncrono, y mantener informadas a las partes interesadas sin depender de una supervisión constante.
Se prefiere experiencia previa como Coordinador de Transacciones en bienes raíces, pero no es obligatoria. Los candidatos sin experiencia directa en bienes raíces deben demostrar coordinación comparable, control de plazos, precisión documental y seguimiento proactivo.
Latinoamérica es la región preferida para la contratación por la alineación de husos horarios y los requisitos de confiabilidad del cliente.
Herramientas
- Google Workspace / G Suite, incluidos Google Sheets, Google Drive, Google Calendar y correo electrónico.
- Bandeja de entrada de correo electrónico dedicada a la coordinación de transacciones.
- Asana.
- Slack.
Lo que realmente nos importa
- Los plazos no desaparecen. Usted identifica qué vence, qué falta y quién debe actuar antes de que un elemento venza.
- Los registros son confiables. Las fechas, los documentos y las actualizaciones de estado son precisos y coherentes entre el rastreador y el calendario.
- El seguimiento llega a una conclusión. Usted da seguimiento a las solicitudes pendientes hasta obtener una respuesta, una resol
