Global University Systems (GUS) es un grupo educativo internacional que empodera a los estudiantes para transformar sus vidas a través de la educación. Creemos que la educación impulsa las carreras, las vidas y la sociedad hacia adelante, lo que permite un futuro más brillante para todos. Nuestra red de 30 instituciones ofrece la gama más amplia de habilidades relevantes para la industria mediante un aprendizaje inclusivo, accesible y digital. Actualmente educamos a unos 122 000 estudiantes en campus de todo el mundo y tenemos más de 20 millones de suscriptores únicos en nuestros cursos. Nuestro ecosistema global impulsa el aprendizaje digital accesible y el logro académico.
Acerca del puesto
El Coordinador de Operaciones y Gastos brinda coordinación financiera, operativa y administrativa para apoyar a la división de Reclutamiento de Estudiantes en la ejecución eficiente de actividades de reclutamiento, marketing, viajes y eventos. El puesto actúa como punto central de coordinación para reembolsos a empleados, transacciones de compras y pagos, gestiones de viaje, materiales de marketing, gastos relacionados con eventos, cronogramas operativos, comunicaciones del equipo, informes y consultas diarias del equipo.
Trabajando de cerca con Finanzas, Compras, Cuentas por Pagar, Marketing, gerentes, empleados y proveedores externos, el coordinador garantiza que las transacciones sean precisas, debidamente documentadas, aprobadas, conformes con las políticas y completadas dentro de los plazos establecidos. El puesto gestiona prioridades en competencia, mantiene registros e informes confiables, comunica actualizaciones claras, responde con prontitud a las consultas del equipo y realiza un seguimiento proactivo con las partes interesadas, trabajando con una supervisión mínima.
Responsabilidades principales
- Coordinar pagos, gastos, viajes y compras gestionando los reembolsos a empleados y las transacciones de pago de viajes, materiales de marketing, eventos, proveedores y otros gastos empresariales aprobados, desde la presentación hasta su finalización.
- Revisar solicitudes, recibos, facturas, aprobaciones, codificación y documentación de respaldo para verificar que estén completos, sean precisos, cumplan con las políticas y se procesen a tiempo.
- Coordinar arreglos de viaje, inscripciones, alojamiento, transporte y pagos relacionados para actividades de reclutamiento, reuniones y eventos.
- Dar seguimiento a reembolsos pendientes, facturas, solicitudes de compra y transacciones, realizando un seguimiento proactivo con empleados, aprobadores, Finanzas, Compras, Cuentas por Pagar y proveedores para cumplir los plazos.
- Conciliar los registros de gastos y compras, investigar discrepancias y mantener registros y documentación precisos para fines de informes y auditoría.
- Brindar a los empleados orientación clara sobre los procedimientos de reembolso, viajes, compras y pagos, manejando la información financiera y personal con discreción y siguiendo los controles internos establecidos.
- Mantener registros operativos, informes y apoyo al equipo actualizando hojas de Excel precisas sobre gastos, transacciones, actividades, plazos, planes de campaña y otros requisitos operativos.
- Preparar y distribuir informes periódicos y ad hoc, actualizaciones de estado, resúmenes y datos de respaldo para los gerentes y el equipo en general.
- Responder a las consultas del equipo relacionadas con planificadores de campaña, informes, pagos, procesos, plazos y el estado de las solicitudes presentadas.
- Revisar la información para detectar datos faltantes o inconsistentes y dar seguimiento a las partes interesadas correspondientes para producir resultados completos y confiables.
- Coordinar operaciones administrativas y comunicaciones del equipo programando reuniones, gestionando calendarios, preparando agendas y materiales, y comunicando detalles logísticos y acciones de seguimiento.
- Redactar y distribuir comunicaciones del equipo, recordatorios, anuncios, actualizaciones operativas y solicitudes de información.
Experiencia y habilidades
- Licenciatura en administración de empresas, contabilidad, finanzas o una disciplina afín.
- Mínimo de dos años de experiencia en coordinación de operaciones, apoyo administrativo, reembolsos a empleados, apoyo en cuentas por pagar o compras, coordinación de viajes y eventos, o procesamiento de transacciones financieras.
- Experiencia apoyando transacciones financieras, aprobaciones, conciliaciones, documentación y procesos operativos interfuncionales.
- Experiencia trabajando en un entorno con plazos ajustados, con múltiples partes interesadas y prioridades en competencia.
- Dominio avanzado de Microsoft Excel, incluyendo fórmulas, búsquedas, filtros, ordenamiento, tablas dinámicas, validación de datos, conciliación y la preparación de registros e informes precisos.
- Competencia con Outlook, Word, PowerPoint, Teams y plataformas de documentos compartidos; familiaridad con SF, Power BI y sistemas de gastos, compras o finanzas es un plus.
- Conocimiento de los procesos de reembolso, facturas, compras, viajes, reclamaciones de gastos, pagos y conciliación.
- Sólida precisión numérica y capacidad para organizar, validar, analizar y presentar información operativa y financiera.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, servicio a las partes interesadas, seguimiento, resolución de problemas y priorización.
- Capacidad para interpretar procedimientos, aplicar un juicio sólido, trabajar de forma independiente con supervisión mínima y escalar excepciones de manera adecuada.
- Atención excepcional al detalle, organización, discreción, responsabilidad y compromiso con el trabajo que involucra dinero e información confidencial.
- Proactivo, confiable, diplomático y con capacidad para gestionar aprobaciones, plazos en competencia y seguimiento persistente, manteniendo informados a los gerentes sobre el progreso, los riesgos y las excepciones.
- Priorizar asignaciones, anticipar los siguientes pasos, resolver problemas rutinarios de forma independiente y escalar riesgos o retrasos cuando se requiera la intervención de la gerencia.
- Construir relaciones eficaces con partes interesadas internas y externas, brindar un servicio receptivo, proteger la información confidencial y contribuir a un entorno de equipo inclusivo, solidario y transparente.
Rango salarial para el candidato adecuado: $800-1000 USD mensuales
Otra información
Global University Systems es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Brindamos igualdad de oportunidades y estamos comprometidos con el principio de igualdad sin importar raza, ascendencia, lugar de origen, color, origen étnico, ciudadanía, credo, sexo, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, edad, antecedentes penales, estado civil, situación familiar o discapacidad.
Se podría pedir al titular del puesto que realice funciones diferentes o adicionales de acuerdo con las necesidades del negocio, a solicitud de su gerente directo.
Se espera que todos los empleados mantengan los valores del Grupo y cumplan con el código de conducta, así como con las políticas de igualdad y diversidad, salud y seguridad, y protección de menores y personas vulnerables.
Publicado originalmente en Himalayas
