FreedUp coloca a Asistentes Ejecutivos talentosos con fundadores y directivos de empresas estadounidenses en crecimiento. Liberamos a los líderes ahorrándoles tiempo y esfuerzo para que puedan concentrarse en el trabajo que solo ellos pueden hacer. Para nuestros EAs, aspiramos a ser una de las mejores empresas estadounidenses para el talento de Latinoamérica y Filipinas, con un entorno de apoyo y un espacio real para crecer.
Sobre el puesto
Estamos buscando a un Asistente Ejecutivo proactivo y organizado para apoyar al cofundador, con sede en EE. UU., de una firma de coaching y desarrollo de liderazgo en crecimiento. La firma ayuda a fundadores y equipos directivos de empresas de 5 a 100 empleados a desarrollar a su gente mediante coaching individual, programas grupales de desarrollo de liderazgo, planificación estratégica y formación de coaches. También atiende a organizaciones sin fines de lucro y ministerios, y se basa en un enfoque del liderazgo centrado en las personas y orientado por valores.
El negocio duplicó sus ingresos este año y ahora crece rápidamente, y el fundador dedica demasiado tiempo a tareas administrativas y de coordinación. Te harás cargo de la base operativa de la firma: programación, el sistema de gestión de coaching, la comunicación con clientes y coaches, la administración de cursos y el apoyo a ventas. Este no es un puesto de simple ejecución de tareas. El fundador quiere a alguien que asuma responsabilidades, detecte cuando algo no tiene sentido y acuda a él con una solución propuesta.
La firma es pequeña y todavía está en evolución, así que no todo estará siempre perfectamente definido. Ayudarás a construir y perfeccionar los procesos sobre la marcha.
Este es un puesto remoto a tiempo parcial que requiere una comunicación escrita sólida, excelencia organizativa y responsabilidad.
Ubicación: Totalmente remoto
Tipo de jornada: Tiempo parcial
Lo que harás
Programación y coordinación (prioridad principal)
- Gestionar el calendario del fundador y programar llamadas, coordinando la disponibilidad de clientes, coaches y miembros del equipo interno.
- Encargarte de la coordinación de idas y vueltas para alinear a varias personas en reuniones, sesiones y programas, para que el fundador no tenga que hacerlo.
Operaciones de coaching
- Administrar el sistema de gestión de coaching de la firma, incluyendo la incorporación de nuevos clientes, la finalización de engagements terminados y el mantenimiento actualizado de los registros de coaches.
- Mantener informados y alineados a clientes, coaches y al equipo interno. Por ejemplo, después de que el fundador imparta una sesión de coaching grupal, enviar un resumen a todos los coaches involucrados.
- Encargarte de la comunicación interna para que las actualizaciones se envíen a tiempo, siempre.
Administración de cursos y programas
- Configurar y gestionar la logística de los cursos de coaching y los programas grupales de liderazgo del fundador.
- Apoyar a los estudiantes y participantes para que se mantengan encaminados y tengan éxito.
Apoyo a ventas
- Preparar propuestas para clientes utilizando las plantillas existentes de la firma, y ayudar a mejorar esas plantillas con el tiempo.
- Crear y dar formato a materiales en Canva y Google Slides.
Procesos y colaboración
- Liderar una reunión semanal de seguimiento con el fundador para revisar cómo van las cosas y acordar cambios.
- Crear y mantener SOPs vivos para las responsabilidades que te correspondan, actualizándolos a medida que llegue retroalimentación.
- Detectar lagunas, ineficiencias y cosas que no cuadran, y proponer soluciones prácticas.
Nuestro proceso de contratación
- Postúlate en línea
- Graba un breve video de presentación en Loom
- Entrevista con nuestro equipo de reclutamiento
- Completa una evaluación de trabajo (incluida una breve tarea de propuesta o formato de diapositivas en Canva o Google Slides)
- Entrevista final con el cliente
Requisitos
Imprescindibles
- Al menos 3 años de experiencia como Asistente Ejecutivo, Asistente de Operaciones, Asistente Virtual o en un puesto de apoyo similar.
- Inglés escrito y hablado excelente (C1 o superior).
- Experiencia sólida en gestión de calendarios y programación con múltiples participantes.
- Capacidad para aprender y administrar nuevos sistemas de software, como un CRM, una herramienta de gestión de clientes o una plataforma de aprendizaje.
- Conocimientos prácticos de Canva y Google Slides.
- Comunicación escrita clara y profesional para clientes y equipos internos.
- Proactivo y orientado a soluciones: haces buenas preguntas, señalas lo que no tiene sentido y sugieres qué hacer al respecto.
- Cómodo trabajando con cierta ambigüedad en un negocio pequeño y en crecimiento.
- Receptivo y puntual durante el horario de trabajo acordado, que se superponga con la hora central de EE. UU.
- Internet de alta velocidad confiable y una oficina en casa tranquila.
Deseables
- Experiencia apoyando a un negocio de coaching, consultoría, formación o educación.
- Experiencia administrando cursos en línea o sistemas de gestión del aprendizaje.
- Experiencia preparando propuestas o materiales de ventas.
- Experiencia trabajando con organizaciones sin fines de lucro o con una misión social.
- Experiencia redactando y manteniendo SOPs.
- Cómodo usando herramientas de IA para trabajar más rápido y de forma más inteligente.
- Familiaridad con Google Workspace, Slack y Zoom.
Beneficios
- Experiencia internacional
- Posibilidad de trabajar de forma remota desde cualquier lugar
- Entorno de equipo solidario y colaborativo
- Oportunidades de aprendizaje y desarrollo
- Posibles bonos por desempeño
- Días de descanso pagados (PTO)
- HMO después de 3 meses
Publicado originalmente en Himalayas
