Coordinador/a de Operaciones Comerciales
Coordinación de Operaciones | Gestión de CRM | Facturación | Programación
Tipo de puesto: Tiempo completo, remoto
Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU.
Sobre el puesto
En Pavago, uno de nuestros clientes está contratando a un/a Coordinador/a de Operaciones Comerciales altamente organizado/a y orientado/a a la ejecución para apoyar las operaciones diarias en programación, facturación, gestión de CRM, coordinación de cuadrillas y flujos de trabajo administrativos.
Este es un puesto de apoyo operativo práctico, diseñado para alguien que prospera en entornos estructurados, valora la precisión y asume la responsabilidad de mantener los sistemas organizados, los flujos de trabajo eficientes y las operaciones funcionando sin problemas.
Trabajando de cerca con el propietario, coordinarás múltiples funciones operativas, incluyendo administración de negocios, operaciones de campo, facturación, programación y comunicación con clientes.
Este no es un puesto de gestión estratégica. El éxito se logra con fiabilidad, constancia, capacidad de respuesta y excelencia operativa. Si eres meticuloso/a, tienes mentalidad de sistemas y disfrutas mantener los negocios funcionando de manera eficiente tras bambalinas, este puesto es ideal para ti.
De qué serás responsable
Ejecución operativa básica
- Apoyar los flujos de trabajo operativos diarios para garantizar un buen rendimiento del negocio.
- Asistir al propietario en la coordinación administrativa y la ejecución operativa.
- Supervisar los flujos de trabajo e identificar proactivamente los cuellos de botella operativos.
- Asegurar que las tareas, actualizaciones y registros se completen con precisión y a tiempo.
Gestión de sistemas y datos
- Mantener registros precisos en los sistemas CRM, incluyendo:
- Información de clientes
- Detalles de programación
- Registros de trabajos
- Organizar y gestionar archivos en:
- Microsoft Excel
- OneDrive
- CompanyCam
- Sistemas internos del negocio
- Asegurar que los datos operativos se mantengan precisos, estructurados y actualizados.
- Prevenir discrepancias que afecten los informes, la programación, la facturación o la nómina.
Coordinación de facturación
- Procesar facturas con precisión y a tiempo.
- Verificar que la facturación coincida con el trabajo completado y los registros operativos.
- Supervisar las cuentas por cobrar y ayudar con el seguimiento de pagos.
- Coordinar con contabilidad para mantener documentación financiera organizada.
- Asegurar que las facturas y la documentación de respaldo estén completas y sean precisas.
Programación de cuadrillas y seguimiento de trabajos
- Supervisar los horarios de las cuadrillas y el progreso de los trabajos utilizando plataformas como:
- Aspire
- Azuga
- Software operativo similar
- Identificar proactivamente conflictos de programación, retrasos o problemas en los flujos de trabajo.
- Revisar los registros de tiempo diarios para respaldar la precisión de la nómina y del costeo de trabajos.
- Coordinar la comunicación entre las cuadrillas de campo y las operaciones de oficina.
Gestión de clientes potenciales y pipeline de clientes
- Gestionar los clientes potenciales entrantes y la comunicación con clientes.
- Mantener pipelines de CRM y calendarios de seguimiento precisos.
- Asegurar que ninguna consulta o seguimiento de cliente se pase por alto.
- Ofrecer comunicación profesional y oportuna durante todo el recorrido del cliente.
Documentación, informes e investigación
- Preparar:
- Informes
- Propuestas
- Respuestas a solicitudes de propuesta (RFP)
- Realizar:
- Investigación de proveedores
- Comparaciones de precios
- Investigación de contratos municipales
- Organizar la documentación operativa y los informes.
- Apoyar a la dirección con visibilidad de los flujos de trabajo y reportes operativos.
Comunicación y apoyo administrativo
- Gestionar:
- La bandeja de entrada de correo del propietario
- La comunicación en Microsoft Teams
- La correspondencia operativa
- Responder a comunicaciones rutinarias y escalar los asuntos urgentes de manera adecuada.
- Mantener la comunicación organizada, receptiva y orientada a la acción.
Requisitos
Cualificaciones imprescindibles
Experiencia
- Experiencia comprobada en:
- Coordinación de operaciones
- Apoyo administrativo
- Facturación
- Emisión de facturas
- Operaciones comerciales
- Experiencia trabajando con varios sistemas empresariales simultáneamente.
Habilidades técnicas
- Dominio avanzado de:
- Microsoft Excel
- Outlook
- Word
- Teams
- OneDrive
- Experiencia utilizando sistemas CRM (la experiencia con Aspire es un plus).
- Sólidas habilidades de comunicación escrita y gestión profesional del correo electrónico.
- Excelente atención al detalle y capacidades organizativas.
- Capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno remoto.
Deseable
- Experiencia apoyando:
- Operaciones de campo
- Negocios de servicios
- Organizaciones basadas en cuadrillas
- Familiaridad con:
- Programación
- Coordinación de nómina
- Costeo de trabajos
- Experiencia con:
- Contratos municipales
- Gestión de proveedores
- Preparación de propuestas
- Experiencia en el mantenimiento de paneles operativos y control de flujos de trabajo.
- Formación o experiencia en:
- Construcción
- Jardinería y paisajismo
- Servicios para el hogar
- Negocios con alta carga operativa
Qué te hace un buen candidato
- Altamente organizado/a y orientado/a a sistemas.
- Atención excepcional al detalle.
- Fiable y proactivo/a, con iniciativa propia.
- Cómodo/a gestionando varias prioridades al mismo tiempo.
- Sólidas habilidades de comunicación escrita.
- Calmado/a y enfocado/a en soluciones bajo presión.
- Responsable y con excelente capacidad de seguimiento.
Cómo es un día típico
- Revisar los horarios de las cuadrillas, el progreso de los trabajos y las actualizaciones operativas.
- Procesar facturas y supervisar las cuentas por cobrar.
- Actualizar los registros del CRM y mantener la precisión del pipeline.
- Coordinar con cuadrillas, clientes y la dirección en lo relativo a los horarios.
- Revisar el registro de tiempo antes del procesamiento de la nómina.
- Organizar correos electrónicos, comunicaciones y seguimientos operativos.
- Preparar informes, documentación y actualizaciones de los flujos de trabajo.
En resumen: Serás la columna vertebral operativa del negocio, asegurando que los flujos de trabajo se mantengan organizados, los sistemas sean precisos y las operaciones diarias funcionen de manera eficiente.
Indicadores clave de éxito (KPI)
- Registros de CRM precisos y actualizados.
- Procesamiento de facturas sin errores.
- Coordinación limpia de nómina y registro de tiempo.
- Cero seguimientos de clientes omitidos.
- Identificación y resolución rápida de problemas operativos.
- Alta confianza de la dirección en la ejecución operativa.
¿Por qué unirte a nosotros?
- Puesto operativo de alto impacto que apoya a la dirección del negocio.
- Responsabilidad directa sobre flujos de trabajo empresariales críticos.
- Sistemas estructurados con expectativas claras.
- Entorno de trabajo totalmente remoto.
- Oportunidad de crecer hacia puestos como:
