Para mentes ambiciosas, culturalmente diversas y curiosas que buscan carreras prometedoras, Job Duck desbloquea y potencia tu talento. Te conectamos con oportunidades laborales remotas y gratificantes con empleadores con sede en EE. UU. que reconocen y valoran tus habilidades, permitiéndote no solo sobrevivir, sino prosperar.
Como empresa centrada en el estilo de vida, nos aseguramos de que todos los que trabajan aquí se diviertan enormemente, ¡por eso hemos obtenido la certificación Great Place to Work cada año desde 2022!
Descripción del puesto:
Únete a Job Duck como Asistente Ejecutivo que brinda apoyo a un equipo legal de ritmo acelerado con funciones administrativas y operativas esenciales. En este puesto, organizarás la documentación de casos, mantendrás registros digitales precisos, procesarás la correspondencia entrante y ayudarás a garantizar que los abogados y gestores de casos tengan acceso confiable a la información actualizada. Contribuirás a las operaciones diarias eficientes gestionando material confidencial, actualizando los sistemas de gestión de casos y respondiendo a prioridades cambiantes con precisión y discreción. Esta oportunidad es ideal para un profesional proactivo y meticuloso que disfrute creando estructura, resolviendo desafíos administrativos y apoyando a un equipo colaborativo. -
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Compensación mensual: De 1.060 a 1.150 USD
Las responsabilidades incluyen, entre otras:
Equilibrar las responsabilidades recurrentes con las prioridades cambiantes del equipo para apoyar las operaciones diarias eficientes
- Identificar e informar sobre problemas de archivo, acceso, información y sistemas que puedan afectar la precisión o disponibilidad de los registros de casos
- Confirmar que las actualizaciones se apliquen a los contactos y asuntos correctos para evitar registros duplicados o inconsistentes
- Mantener registros de contacto precisos de abogados, proveedores, clientes y otras partes relevantes
- Supervisar y procesar faxes entrantes, artículos de correspondencia, presentaciones judiciales y otra correspondencia relacionada con los casos
- Verificar los documentos redactados antes de su distribución para proteger la información confidencial
- Revisar los documentos relacionados con los casos para identificar información confidencial que requiera redacción
- Mantener sistemas de archivo digital estructurados para que los documentos estén debidamente clasificados, accesibles y sean fáciles de recuperar
- Responder a solicitudes urgentes y ayudar con asignaciones administrativas adicionales
- Brindar apoyo administrativo continuo a abogados, gestores de casos y otros miembros del equipo de litigios
- Investigar y verificar la información de los abogados, incluidos los datos de contacto y las fotografías profesionales
- Actualizar los registros de casos existentes a medida que haya nueva documentación e información disponible
- Mantener y actualizar los expedientes de casos en Filevine, incluidas las presentaciones judiciales, los documentos de litigio, los materiales de descubrimiento de pruebas y los registros relacionados
- Dirigir la documentación entrante a los expedientes de casos y miembros del equipo correspondientes
- Redactar números de Seguro Social, datos bancarios, información de pagos de seguros y otra información sensible de acuerdo con las instrucciones establecidas
- Identificar documentos incompletos, duplicados, poco claros, ilegibles o archivados incorrectamente, y coordinar el seguimiento correspondiente
- Procesar grandes volúmenes de registros digitales manteniendo la precisión, la coherencia y la atención al detalle
- Revisar, organizar, renombrar y archivar documentos y fotografías entrantes según las convenciones de nombres y los procedimientos de archivo establecidos
Requisitos:
Horario laboral: de lunes a viernes, de 8:00 a 17:00 h, hora del Este (EST)
- Experiencia previa en administración, asistencia ejecutiva, apoyo legal, gestión documental o gestión de registros
- Amplia experiencia organizando, revisando, renombrando y manteniendo grandes volúmenes de documentos digitales
- Capacidad para manejar información confidencial con cuidado y seguir los procedimientos establecidos de privacidad y redacción
- Capacidad para gestionar múltiples prioridades y responder eficazmente a solicitudes urgentes
- Sólidas habilidades de comunicación escrita, organización, investigación y seguimiento
- Experiencia manteniendo datos de contacto precisos, información de casos y sistemas de archivo digital
- Capacidad para identificar documentación incompleta, duplicada, poco clara, ilegible o archivada incorrectamente
- Se prefiere experiencia brindando apoyo a abogados, gestores de casos, equipos de litigios u otros equipos de servicios profesionales
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Software y herramientas requeridos: Filevine
Turno de trabajo:
Idiomas:
Inglés
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Publicado originalmente en Himalayas
