Secretaria Administrativa III

Trabajo secretarial de responsabilidad, complejidad y de índole administrativa.El empleado realizará las tareas esenciales que se indican a continuación:1. Iniciar, recibir y atender llamadas telefónicas, en inglés y español, de las diferentes agencias estatales y federales que nos otorgan fondos y canalizarlas al personal correspondiente.  De igual manera, deberá hacerlo con las diferentes dependencias universitarias.2. Tomar y transcribir dictados en inglés y español.  Transcribir comunicados y documentos en español e inglés para la firma de su supervisora.3. Recibir, abrir, ponchar, clasificar y distribuir la correspondencia interna y por correo diariamente y mantener un registro computadorizado de la correspondencia recibida y enviada. Mantenerse al día con la utilización del Internet para recibir y enviar correspondencia de forma electrónica.4. Recibir, organizar y tramitar distintos documentos, utilizando las aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive y Teams), las aplicaciones de Google (Gmail, Meet, Drive y Calendar) y Adobe Sign.5. Preparar una lista de los valores (recaudaciones) recibidos por correo, que incluya: Nombre de la persona que envía el valor, cantidad, fecha de recibido, firma del Recaudador, a quién se le entregan los valores y fecha de entrega.  Hacer entrega de una copia de la lista de los valores al Recaudador y retener el original para control y archivo.6. Preparar las requisiciones de compra solicitadas por el personal y una vez aprobadas por el Oficial de Finanzas II.  Dar seguimiento a la Oficina de Compras para que se emitan las órdenes de compra correspondientes.7. Atender al público y otro personal que visite la oficina y anunciar la visita al empleado(a) correspondiente.8. Mantener el archivo de la correspondencia y documentos oficiales del Oficial de Finanzas II.  Particularmente deberá mantener los expedientes de propuestas federales cuya información o contenido es en inglés9. Ser el Enlace de la