Executive Assistant

Requisitos:

• Más de 3 años apoyando a un fundador, CEO o ejecutivo de una startup de alto crecimiento, idealmente en un entorno acelerado o con múltiples entidades
• Excelente dominio escrito y oral del inglés, con capacidad para reproducir la voz del fundador de forma fluida en las comunicaciones ejecutivas
• Alta inteligencia emocional y absoluta discreción, con confidencialidad innegociable en asuntos legales, comerciales y personales sensibles
• Dominio de los espacios de trabajo digitales modernos: Google Workspace, Slack, Notion, Linear, plataformas de gastos y herramientas de conserjería y viajes, con uso activo de asistentes de IA para agilizar los flujos de trabajo
• Disponibilidad durante el horario laboral de la Hora del Este de EE. UU. (ET), con alta capacidad de respuesta para necesidades urgentes fuera de horario (por ejemplo, viajes o solicitudes con plazos ajustados)
• Solucionador proactivo de problemas que diseña sistemas de aprobación claros, se adapta rápidamente a nuevo software y actúa sin esperar instrucciones

Responsabilidades principales:

• Gestionar operaciones complejas de calendario para tres entidades comerciales independientes y las agendas personales, eliminando conflictos y coordinando múltiples herramientas
• Encargarte de la clasificación de la bandeja de entrada del correo electrónico y de Slack, redactando respuestas, priorizando los asuntos urgentes y comunicándote directamente como el fundador cuando esté autorizado
• Impulsar la preparación de reuniones y su seguimiento: elaborar informes previos, registrar los puntos de acción tras las llamadas y hacer que los interesados rindan cuentas de sus compromisos
• Coordinar la logística comercial clave con miembros de la junta directiva, el liderazgo, clientes empresariales, candidatos de reclutamiento y socios externos de legal, recursos humanos y finanzas
• Gestionar la logística de viajes de principio a fin para itinerarios nacionales, internacionales y de varias ciudades, incluyendo vuelos, alojamiento, restaurantes y experiencias personalizadas
• Colaborar con servicios de conserjería y proveedores externos para investigar, negociar precios favorables y supervisar reservas y regalos ejecutivos
• Supervisar la administración personal diaria, incluyendo proveedores del hogar, citas y apoyo a la familia y a los miembros cercanos del equipo
• Establecer y perfeccionar flujos de trabajo operativos y cadenas de toma de decisiones que eliminen sistemáticamente la carga ejecutiva y permitan al fundador centrarse en sus proyectos principales

Publicado originalmente en Himalayas