Coordinador de Operaciones

Acerca de Evergreen Energy Partners

Evergreen Energy Partners es una firma virtual de servicios integrales de eficiencia energética. Empleamos a expertos con experiencia en el avance de iniciativas de eficiencia energética para una amplia gama de clientes. Los miembros de nuestro equipo se encuentran en ubicaciones estratégicas en todos los Estados Unidos.

Somos un equipo de apoyo que recompensa la iniciativa individual y el desempeño. Tenemos una cultura progresista que fomenta el equilibrio entre la vida laboral y personal mientras trabajamos en un entorno de oficina virtual desde su hogar. Esta combinación ganadora ha resultado en selecciones repetidas entre las mejores empresas en la lista de las 100 mejores empresas para trabajar en Oregón de la revista Oregon Business Magazine.

Descripción del puesto: Coordinador de Operaciones

Como Coordinador de Operaciones, brindará soporte administrativo y operativo integral al liderazgo de Evergreen, al tiempo que ayudará a garantizar el funcionamiento eficiente día a día de múltiples programas de eficiencia energética patrocinados por servicios públicos e iniciativas internas.

Este puesto sirve como un socio de confianza para el liderazgo sénior al gestionar horarios, coordinar reuniones, organizar viajes, preparar informes y presentaciones, realizar un seguimiento de los elementos de acción, mantener la documentación y respaldar proyectos especiales para múltiples clientes y equipos internos. El Asistente Administrativo desempeña un papel clave en el mantenimiento del orden de las prioridades, asegurando que se cumplan los plazos y permitiendo que el liderazgo se mantenga enfocado en iniciativas estratégicas y relaciones con los clientes.

Buscamos un profesional proactivo y altamente organizado que disfrute resolviendo problemas, anticipando necesidades antes de que surjan y aportando orden a entornos de ritmo rápido. El éxito en este puesto requiere habilidades de comunicación excepcionales, buen juicio, atención al detalle y la capacidad de gestionar múltiples prioridades manteniendo la confidencialidad y el profesionalismo.

Candidatos Exitosos:

• Demostrar una organización excepcional y atención al detalle mientras se gestionan con éxito múltiples prioridades en competencia.
• Anticipar necesidades, identificar problemas potenciales antes de que surjan y desarrollar soluciones de manera proactiva.
• Asumir la responsabilidad del trabajo asignado y cumplir constantemente los compromisos con una supervisión mínima.
• Comunicarse de manera profesional y segura con ejecutivos, clientes, contratistas y personal interno.
• Prosperar en un entorno colaborativo y de ritmo rápido donde las prioridades cambian con frecuencia.
• Ejercer buen juicio y discreción al manejar información confidencial y comunicaciones sensibles.
• Ser ingenioso, adaptable y estar dispuesto a mejorar continuamente los procesos y aumentar la eficiencia organizacional.
• Establecer relaciones de trabajo positivas en toda la organización manteniendo un alto nivel de profesionalismo y servicio al cliente.

Responsabilidades Clave:

• Brindar apoyo administrativo al liderazgo sénior, incluida la gestión de calendarios, la programación de reuniones, la coordinación de viajes y la gestión de prioridades en competencia.
• Coordinar reuniones internas y externas, preparar agendas, documentar notas de reuniones, realizar un seguimiento de los elementos de acción y garantizar el seguimiento oportuno de los compromisos.
• Preparar correspondencia profesional, informes, presentaciones, hojas de cálculo y otros documentos comerciales.
• Organizar y mantener sistemas de archivo electrónicos, documentación de proyectos y registros administrativos.
• Ayudar con la planificación y coordinación de reuniones de clientes, conferencias, talleres, capacitación y eventos de la empresa.
• Realizar un seguimiento de los plazos de los proyectos, los entregables y las tareas administrativas para garantizar la finalización oportuna.
• Coordinar actividades de incorporación, logística de capacitación y apoyo administrativo para nuevos empleados según lo asignado.
• Ayudar con la presentación de informes de gastos, procesamiento de facturas, compras y otras actividades operativas y administrativas.
• Apoyar el desarrollo de propuestas, formato de documentos, revisiones de calidad y otras actividades de desarrollo comercial según sea necesario.
• Servir de enlace entre el liderazgo, el personal interno, los clientes, los subcontratistas y los socios externos, manteniendo una comunicación profesional.
• Identificar oportunidades para mejorar los procesos administrativos e implementar eficiencias organizacionales.
• Realizar tareas administrativas adicionales y proyectos especiales según lo asignado.

Calificaciones del puesto:

Este puesto requiere habilidades organizativas excepcionales, profesionalismo y un compromiso para brindar un apoyo administrativo sobresaliente. El candidato ideal es altamente confiable, ingenioso y capaz de anticipar necesidades mientras mantiene la precisión y la confidencialidad en un entorno de ritmo rápido.

Calificaciones Adicionales Incluyen:

• Excepcionales habilidades organizativas, de gestión del tiempo y multitarea.
• Sólidas habilidades de comunicación escrita, verbal e interpersonal.
• Capacidad para priorizar el trabajo, gestionar prioridades cambiantes y cumplir plazos con una supervisión mínima.
• Habilidades demostradas para la resolución de problemas y toma de decisiones sólidas.
• Alto nivel de discreción al manejar información confidencial.
• Dominio avanzado de Microsoft Office, incluyendo Outlook, Word, Excel, PowerPoint y Teams.
• Se prefiere experiencia en el uso de plataformas de gestión de proyectos, CRM y colaboración (como Microsoft Planner, Monday.com, Salesforce o software similar).
• Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborar eficazmente en varios equipos.
• Se prefiere experiencia previa apoyando a líderes o ejecutivos sénior.
• Se prefiere experiencia previa trabajando con éxito en un entorno de trabajo remoto o híbrido.

Habilidades / Experiencia Preferidas

• Tres (3) o más años de experiencia progresivamente responsable en administración, asistencia ejecutiva, coordinación de operaciones, coordinación de proyectos o gestión de oficinas.
• Experiencia apoyando a líderes sénior, directores o ejecutivos en un entorno profesional de ritmo rápido.
• Experiencia en la coordinación de calendarios complejos, arreglos de viaje, reuniones y cronogramas de proyectos.
• Experiencia avanzada en la creación de informes, presentaciones, hojas de cálculo y correspondencia comercial profesional.
• Experiencia con Microsoft 365, SharePoint, Teams, sistemas CRM y software de gestión de proyectos.
• Se prefiere experiencia en eficiencia energética, consultoría, ingeniería, servicios públicos, construcción o industria de servicios profesionales, pero no es obligatoria.

Requisitos Físicos:

Estos requisitos físicos son representativos de los necesarios para este puesto. Se proporcionarán adaptaciones razonables para ayudar a las personas con discapacidades a realizar las funciones esenciales.

• Sentarse durante períodos prolongados en una computadora; entrada de datos y escritura eficiente.
• Hablar por teléfono o en videoconferencias durante períodos prolongados.
• Hablar/oír; proporcionar una comunicación clara y precisa y oír el teléfono.

Otros Requisitos:

• Prueba de drogas: debe pasar una prueba de detección de drogas previa al empleo.
• Verificación de antecedentes previa al empleo.
• Una conexión a Internet sólida, una oficina en casa dedicada y totalmente equipada para reuniones virtuales en pantalla con público o clientes y un teléfono confiable.
• Evergreen proporcionará una computadora (programas para el puesto incluidos en la configuración de la computadora), dos monitores, un soporte para monitor, altavoces, una cámara web, una estación de acoplamiento, un teclado y mouse inalámbricos y un supresor de sobretensiones.
• Somos una organización de teletrabajo totalmente remota. Este puesto ofrece una cantidad significativa de flexibilidad en línea con el cumplimiento de responsabilidades. Ocasionalmente pueden ser necesarias algunas reuniones y eventos nocturnos y a primera hora de la mañana.
• Ubicación requerida: Connecticut, Massachusetts o Vermont

Beneficios:

Además de su salario competitivo, plan médico/dental/visión, seguro de discapacidad y de vida, y 401(k), le proporcionaremos:

• Tiempo libre remunerado generoso (PTO) para que pueda recargar energías y disfrutar de la vida, además de $500 proporcionados anualmente cuando se tome unas vacaciones de una semana.
• Contribuciones de la empresa al 401(k) para ayudar a construir su fondo de jubilación.
• Bonos discrecionales basados en el desempeño porque su trabajo merece ser recompensado.
• Fondos de desarrollo profesional para aprender nuevas habilidades y crecer.
• Empresa 100% virtual.
• Día de voluntariado remunerado para generar un impacto en nuestras comunidades.
• Salidas y eventos divertidos en equipo para conectar con sus colegas.

EEO M/F/D/V

Publicado originalmente en Himalayas