Asistente Ejecutivo (ID de trabajo: PIPREG1EA)

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SE REQUIERE NIVEL C1 DE INGLÉS. EL CANDIDATO SELECCIONADO HABLARÁ ESTRICTAMENTE EN INGLÉS DURANTE TODO SU TURNO.

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Sobre el Cliente:

Nuestro cliente opera dos galerías de arte de primer nivel dirigidas a clientes de alto poder adquisitivo (HNW), especializadas en obras de arte originales de alta gama. Con un equipo presencial dedicado de cuatro personas en ambas ubicaciones, la fundadora pasa gran parte de su tiempo en el campo realizando consultas de arte personalizadas a domicilio. A medida que el negocio se expande, la galería necesita un Asistente Ejecutivo proactivo que sirva como el "pegamento" operativo, conectando a la propietaria, las galerías físicas, las operaciones de campo y la clientela privada para garantizar que nada se pierda.

Sobre el Puesto:

Este puesto de Asistente Ejecutivo a tiempo completo es un rol estratégico de alta responsabilidad, diseñado para actuar como la principal mano derecha de la propietaria. Usted cerrará la brecha entre la visión de alto nivel y la ejecución diaria, asumiendo la propiedad total de la distribución de tareas del equipo, las carteras de ventas de clientes, la logística de entrega y los sistemas operativos.

En lugar de simplemente administrar una agenda, usted construirá y mantendrá el marco operativo (software de gestión de tareas, CRM, SOPs) que mantiene funcionando sin problemas ambas ubicaciones de la galería y al personal. Su objetivo final es eliminar a la propietaria como cuello de botella operativo, manteniéndola informada a través de paneles en tiempo real y controles diarios, al tiempo que le permite centrarse en las relaciones con clientes de alto valor y el crecimiento.

Responsabilidades Clave

• Informes Diarios y Responsabilidad del Equipo: Realizar informes diarios (alineación matutina y controles vespertinos) con el personal presencial. Recibir tareas de la propietaria, distribuirlas al equipo de la galería, priorizar la ejecución y participar directamente para completar tareas críticas si el personal de la galería está ocupado con clientes presenciales.
• Configuración de Sistemas y Gestión de Tareas: Establecer y gestionar un sistema centralizado de gestión de tareas (Slack, Asana o plataformas de IA integradas) para reemplazar el desorden de correos electrónicos, rastreando cada elemento activo hasta su finalización.
• Creación y Documentación de SOPs: Documentar procedimientos paso a paso a medida que trabaja, creando una biblioteca integral de Procedimientos Operativos Estándar (SOP) para todos los roles de la galería para apoyar la escalada futura y la incorporación.
• Supervisión del CRM y la Cartera de Ventas: Supervisar la cartera de ventas dentro de ArtCloud/ArtLogic. Asegurar que la gestión de leads, los datos de los clientes y las cadencias de seguimiento sean ejecutados puntualmente por el equipo, proporcionando informes resumidos a la propietaria.
• Logística y Coordinación de Eventos: Coordinar entregas de obras de arte, instalaciones de "white-glove", plazos de publicidad de publicaciones, eventos de galería y aperturas de exposiciones especiales.
• Marketing y Alcance a Clientes VIP: Ayudar en la ejecución de campañas de marketing por correo electrónico y comunicaciones dirigidas a leads cálidos y clientes VIP.

Cualificaciones y Habilidades

• Experiencia Probada como EA/Operaciones: Experiencia previa como Asistente Ejecutivo, Gerente de Operaciones o Integrador, específicamente dentro de una pequeña empresa, startup o un entorno empresarial dinámico (no solo configuraciones corporativas rígidas).
• Propiedad Proactiva y Seguimiento: Alto nivel de disciplina y enfoque en la meta. Capacidad para "gestionar hacia arriba", mantener al equipo en el buen camino sin microgestión, y actualizar proactivamente a la propietaria para que nunca tenga que pedir actualizaciones de estado.
• Visión Comercial y de Ventas: Comprensión de que todas las operaciones sirven al objetivo general de impulsar las ventas. Comodidad operando con un sentido de urgencia comercial.
• Dominio Técnico y de IA: Fuerte familiaridad con herramientas de CRM (preferiblemente ArtCloud / ArtLogic), plataformas de gestión de proyectos, herramientas en la nube y aprovechamiento de herramientas de IA para automatizar flujos de trabajo y maximizar la eficiencia.
• Conocimiento de Arte (Gran Ventaja): Conocimiento básico de trabajo de terminología y conceptos de arte (por ejemplo, óleo vs. acrílico, arte abstracto vs. impresionista) o experiencia en el mundo del arte.
• Enfoque Interpersonal: Humilde, colaborativo, de mente abierta y un comunicador claro que prospera en un entorno de equipo adaptable.

Publicado originalmente en Himalayas