Datos ordenados: la base de toda planilla

Casi todos los problemas que aparecen al trabajar con Excel o Google Sheets empiezan antes de escribir la primera fórmula. Una fórmula que da mal, una tabla dinámica que no suma lo que esperabas o un filtro que esconde filas que no debería suelen tener la misma causa: los datos no están ordenados de una forma que la planilla pueda entender. En esta lección vemos las reglas básicas para armar una tabla de datos limpia, que te va a servir para todo lo que sigue en el curso.

Una fila por registro, una columna por dato

La regla central es simple: cada fila es un registro y cada columna es un tipo de dato. Un registro es una unidad de lo que estás anotando: una venta, un ticket de soporte, una postulación, un pedido, un empleado. Cada columna describe una característica de ese registro: fecha, cliente, monto, estado, responsable.

Ejemplo de una tabla de ventas bien armada:

Cada venta ocupa una fila. Si mañana hay veinte ventas más, se agregan veinte filas abajo, sin tocar la estructura.

Lo que no funciona es el formato "de presentación" que muchas veces se arma a mano: una columna por mes, subtotales intercalados entre las filas, títulos en el medio de la tabla o celdas combinadas para agrupar a los vendedores. Ese formato puede verse prolijo impreso, pero para la planilla es casi imposible de filtrar, ordenar o resumir. El resumen por mes o por vendedor lo vas a sacar después con una tabla dinámica o con fórmulas; los datos de origen tienen que quedar "planos".

Encabezados claros en la primera fila

La primera fila de la tabla lleva los encabezados: un nombre corto y único para cada columna. Algunas reglas prácticas:

• Un solo renglón de encabezados. Nada de dos filas de títulos con celdas combinadas arriba.
• Nombres cortos y sin ambigüedad: Monto USD es mejor que Monto, si en la empresa se manejan dos monedas.
• Sin columnas sin título. Si una columna no tiene nombre, la tabla dinámica y los filtros la tratan mal.
• Sin filas vacías entre el encabezado y los datos, ni en el medio de los datos. Una fila vacía corta la tabla: para Excel y Google Sheets, lo que está debajo es "otra cosa".

Un truco útil: inmovilizá la fila de encabezados para que quede visible cuando bajás. En Excel está en Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar fila superior; en Google Sheets, en Ver > Inmovilizar > 1 fila.

Un dato por celda

Cada celda guarda un solo dato. Algunos ejemplos de lo que conviene separar:

• Juan Pérez - Ventas - Córdoba en una celda: mejor tres columnas, Nombre, Área y Ciudad. Así podés filtrar por área o contar personas por ciudad.
• 180 USD: el número y la moneda juntos convierten el monto en texto y ya no se puede sumar. Poné 180 en la celda y la moneda en el encabezado (Monto USD) o en una columna aparte.
• 2 unidades: lo mismo. La cantidad va como número: 2.

Si recibís datos así de otra persona, tanto Excel como Google Sheets tienen la opción Datos > Dividir texto en columnas (en Excel se llama Texto en columnas), que separa el contenido usando un carácter como el guion o la coma.

Formatos: números, fechas y texto

Una planilla distingue entre números, fechas y texto. Que algo "se vea" como un número no significa que la planilla lo trate como número. Esto importa porque las fórmulas suman números, no texto.

Una forma rápida de detectarlo: por defecto, los números y las fechas se alinean a la derecha y el texto a la izquierda. Si en una columna de montos ves algunos valores pegados a la izquierda, probablemente están guardados como texto. Pasa mucho con datos copiados de un sistema o de un PDF.

Sobre las fechas, prestá atención a la configuración regional. En Latinoamérica escribimos día/mes/año (03/02/2025 es 3 de febrero), mientras que en Estados Unidos se usa mes/día/año (el mismo texto sería 2 de marzo). Si trabajás con una planilla que viene de una empresa de Estados Unidos, o si tu Google Sheets quedó configurado en inglés, una fecha puede interpretarse al revés o quedar como texto. En Google Sheets, la configuración regional se cambia en Archivo > Configuración; en Excel depende de la configuración regional del sistema operativo. Para evitar ambigüedad al compartir, podés mostrar las fechas en un formato como 3-feb-2025 o 2025-02-03, que se leen igual en cualquier país.

Otros formatos que conviene definir desde el principio:

• Moneda y decimales: aplicá el formato a toda la columna, no celda por celda.
• Porcentajes: guardá 0,15 y aplicá formato de porcentaje para ver 15 %. Si escribís 15 y le ponés el símbolo a mano, la planilla lo trata como quince enteros.
• Códigos con ceros adelante: un código de producto 00452 se convierte en 452 si la columna es numérica. Para estos casos, formateá la columna como texto antes de cargar los datos.

Convertir el rango en tabla

En Excel conviene convertir el rango en una tabla con Insertar > Tabla (o Ctrl+T). La tabla se extiende sola cuando agregás filas, aplica filtros a los encabezados y permite que las fórmulas y tablas dinámicas tomen siempre el rango completo. En Google Sheets existe una función parecida en Formato > Convertir en tabla; si no la ves en tu versión, alcanza con mantener la estructura de una fila por registro y aplicar filtros.

Error frecuente: mezclar datos y resúmenes

El error más común es poner en la misma hoja los datos de origen y los totales. Por ejemplo, escribir TOTAL FEBRERO en una fila en medio de las ventas, con la suma al lado. Cuando después alguien ordena por monto, ese total queda mezclado entre las ventas; cuando arma una tabla dinámica, lo cuenta como una venta más y el resultado se duplica.

La solución es separar: una hoja con los datos (por ejemplo, Datos) y otra con los resúmenes (Resumen), donde las fórmulas o la tabla dinámica leen la hoja de datos. Si alguien necesita ver totales, se los mostrás en la hoja de resumen, no intercalados en los registros.

Ejercicio

Tomá una planilla que uses hoy en tu trabajo o en tu búsqueda de empleo (por ejemplo, una lista de postulaciones a avisos que viste en EmpleosTech o en LinkedIn) y revisala con estas preguntas:

1. ¿Cada fila es un solo registro? ¿Hay filas de subtotales o títulos intercalados?
2. ¿Hay un único renglón de encabezados, sin celdas combinadas?
3. ¿Hay celdas con más de un dato que convendría separar?
4. ¿Los números y las fechas están alineados a la derecha? ¿Alguno quedó como texto?

Si no tenés una planilla propia, armá una de postulaciones con estas columnas: Fecha, Empresa, Puesto, País, Modalidad, Estado, Próximo paso. Cargá al menos diez filas: la vas a usar en las próximas lecciones.

En resumen

• Una fila por registro y una columna por tipo de dato; los resúmenes se arman después, en otra hoja.
• Un solo renglón de encabezados claros, sin filas vacías ni celdas combinadas.
• Un dato por celda, con números y fechas guardados como números y fechas, no como texto.